Sjekk oppsigelsesfristen først
Start med den avtalen dere har i dag. De fleste forvaltningsavtaler har gjensidig oppsigelsesfrist, og den er ofte et sted mellom tre og tolv måneder.
Det som overrasker flest: mange avtaler fornyes automatisk hvis ingen sier opp innen fristen. Da sitter dere bundet et år til. Finn datoen før dere gjør noe annet.
Si opp skriftlig, og be om bekreftelse på at oppsigelsen er mottatt.
Hvem bestemmer – styret eller årsmøtet?
Her er det forskjell på sameier og borettslag.
I et sameie kan styret som regel bestemme dette selv. I et borettslag skal valg av forretningsfører normalt opp i generalforsamlingen.
Men vedtektene deres går foran. Noen vedtekter krever at saken tas på årsmøtet uansett, og enkelte krever to tredjedels flertall. Les vedtektene før dere kaller inn til noe.
Hva som skal overleveres
Dette er punktet som oftest blir slurvete. Be om alt, skriftlig, og kryss av etter hvert:
- Regnskap og bilag for inneværende og tidligere år
- Oversikt over felleskostnader og eventuelle restanser
- Løpende avtaler med leverandører
- HMS-perm og internkontrolldokumentasjon
- Vedlikeholdsplan og historikk på utført arbeid
- Protokoller fra styremøter og årsmøter
- Tilganger til bank, portaler og eventuelle nøkkelsystemer
Mangler noe, er det lettere å få tak i før dere avslutter samarbeidet enn etterpå.
Når på året passer det?
Rundt årsskiftet er ryddigst. Da følger regnskapet kalenderåret, og den nye forvalteren starter med blanke ark i stedet for å overta et halvferdig år.
Det er ikke noe i veien for å bytte midt i året. Det krever bare litt mer arbeid med avstemming.
Vurderer dere å bytte?
Vi tar gjerne en prat om hva et bytte ville betydd for dere i praksis – uforpliktende. Se hva vi leverer, eller ta kontakt.