Styret har ansvaret
Ansvaret ligger hos styret. Det kan ikke delegeres bort ved å sette bort oppgavene – dere kan få noen til å gjøre jobben, men ansvaret blir liggende hos dere.
I praksis betyr det at styret må kunne vise hva som er sjekket, når det ble sjekket, og hva som ble gjort med det som ikke var i orden.
Det må være skriftlig
Internkontroll som bare sitter i hodet på en vaktmester teller ikke. Kravet er at det er dokumentert.
Det trenger ikke være tykt. Men det skal gå an å finne fram i det, og det skal være oppdatert den dagen brannvesenet, forsikringsselskapet eller en ny styreleder spør.
Hva som typisk følges opp
Hva som gjelder for akkurat deres eiendom kommer an på bygget, men dette går igjen:
- Røykvarslere og slokkeutstyr i fellesarealer og boenheter
- Rømningsveier – at de er merket, framkommelige og ikke brukes til lagring
- Brannvarslingsanlegg der det finnes, med serviceavtale
- Elektrisk anlegg i fellesarealer
- Heis, ventilasjon og andre tekniske anlegg med lovpålagt kontroll
- Lekeplasser og utearealer
- Rutiner for å melde fra om feil, og oppfølging av avvik
Det er ikke et engangsprosjekt
Den vanligste feilen er å lage en perm én gang og så la den ligge. Internkontroll er noe som går gjennom året: kontroller til faste tider, avvik som lukkes, og en gjennomgang der styret ser på om rutinene faktisk fungerer.
Skifter styret ofte, er dette også det som gjør at ny styreleder slipper å begynne på null.
Vi kan ta denne biten
HMS og dokumentasjon er en del av forvaltningen vi leverer – enten dere vil ha alt, eller bare hjelp til å få orden på det som ligger etter. Se tjenestene våre, eller ta kontakt for en prat.